Uso compartido seguro: consejos para colaborar en documentos de trabajo sin comprometer la seguridad

Los ciberdelincuentes han expuesto la información personal de casi 50% de adultos estadounidenses. Además, en agosto de 2022, ocho de cada diez directores de la junta directiva de EE. UU. creían que sus organizaciones enfrentaban el riesgo de sufrir un ciberataque importante el próximo año. Esto resalta la importancia de comprender cómo compartir documentos de trabajo de forma segura. Si comprende que necesita compartir archivos de forma segura, ya está en camino de realizar esta tarea. Te ofrecemos consejos que te ayudarán a lograr tu objetivo.

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Consejos para colaborar en documentos de trabajo

#1 cifrar un archivo

El cifrado representa la herramienta definitiva para compartir archivos de forma segura, garantizando que los datos permanezcan ilegibles hasta que se descifren. El acceso está limitado a quienes poseen la clave de cifrado. En consecuencia, el cifrado de archivos protege los datos, incluso si caen en las manos equivocadas.

Si bien cargar archivos a la nube puede que ya implique múltiples medidas de seguridad, sigue siendo recomendable cifrarlos localmente primero mediante cifrado basado en disco.

Normalmente, el cifrado se produce en dos niveles: cifrado completo del disco y descifrado basado en archivos. Este último aborda las lagunas en el cifrado de discos, proporcionando mayor solidez y requiriendo esfuerzos dedicados para descifrarlo. El cifrado basado en archivos prioriza el cifrado de archivos discretos sobre el cifrado de todo el disco, lo que refuerza la seguridad. Numerosos programas y herramientas de cifrado de archivos ofrecen un medio seguro para cifrar archivos y carpetas.

#2 Usa una VPN

VPN también ofrece cifrado, pero no durante el almacenamiento, sino sólo durante el período de transmisión entre dispositivos. Incluso si tus datos no están protegidos por el cifrado predeterminado, una VPN lo hace. Pero tenga en cuenta que necesita un VPN rápida para Windows para que compartir archivos sea fluido y trabajar cómodo. Es posible que tengas que investigar mucho antes de descargar una VPN para una PC. Si no desea hacerlo usted mismo, puede utilizar los resultados de nuestro trabajo. Estamos hablando de VeePN, incluso tiene un período de prueba gratuito, para que puedas probar el servicio y saber si es adecuado para ti o no.

#3 Utilice plataformas seguras para compartir archivos

Elegir un servicio de intercambio de archivos confiable y seguro es crucial para proteger sus archivos. Opte por un servicio en la nube como Pequeño anfitrión Proporciona cifrado de datos de extremo a extremo y sólidos controles de seguridad. Saber que la información confidencial se almacena en archivos o carpetas cifrados le brindará tranquilidad en caso de una brecha de seguridad, ya que mejora significativamente la seguridad de sus datos.

#4 Utilice autenticación segura

Para mantener el cifrado de archivos y el almacenamiento seguro en la nube, es fundamental utilizar contraseñas seguras e indescifrables. Sin embargo, recordar contraseñas complejas para cada archivo o carpeta puede resultar un desafío. A garantizar una seguridad sólida, emplea un administrador de contraseñas.

Además de contraseñas seguras, refuerce su seguridad implementando la autenticación de dos factores. Esto sirve como un aspecto fundamental de un modelo de confianza cero. Además, proteja sus datos con un modelo de seguridad de extremo a extremo, que combina 2FA y control de acceso basado en atributos. Este enfoque permite a los usuarios utilizar los datos según sus necesidades manteniendo el control.

#5 Entrena a tu equipo

Los usuarios deben estar bien informados sobre las prácticas seguras para compartir archivos y sobre los riesgos asociados con ellas, incluidas las amenazas de phishing, y la importancia de verificar las fuentes. La capacitación periódica debe proporcionar información sobre las amenazas comunes, así como las sutilezas requeridas por Configuración de VPN de Microsoft Edge para su ambiente de trabajo. De esta manera, cuando encuentren algo sospechoso, sabrán a qué prestar atención y será menos probable que se conviertan en víctimas de trucos astutos.

#6 Controlar el acceso

Configure los controles y permisos de acceso de forma adecuada para restringir el acceso a archivos compartidos únicamente a usuarios autorizados. Personalice la configuración de permisos en las plataformas adecuadas para determinar quién puede acceder, ver, descargar o editar archivos particulares.

#7 Utilice servicios seguros en la nube

Usar la nube para compartir archivos de forma segura es una excelente opción, ya que otorga acceso a sus archivos desde cualquier lugar. Al seleccionar un proveedor de servicios en la nube seguro como Dropbox (2 GB de almacenamiento gratuito), Google Drive (15 GB de almacenamiento gratuito) o Microsoft OneDrive (5 GB de almacenamiento gratuito), elimina la preocupación por el robo del dispositivo físico.

Además, puede mejorar la seguridad de sus datos compartidos implementando una capa de seguridad además de la seguridad integrada en la nube. Al optar por soluciones que ofrecen cifrado de conocimiento cero, transforma una plataforma de almacenamiento en la nube en una bóveda de conocimiento cero altamente segura con seguridad, administración y gobernanza unificadas. Esto garantiza que sus datos estén protegidos, minimizando las posibilidades de violaciones de seguridad.

El almacenamiento en la nube de conocimiento cero, donde las claves de cifrado no son propiedad del proveedor, garantiza la máxima seguridad y privacidad. Con el almacenamiento en la nube sin conocimiento, puede compartir información confidencial sin comprometer la confidencialidad.

#8 Mantenga el software actualizado

Es fundamental mantener el software actualizado para garantizar el intercambio seguro de archivos, ya que las actualizaciones de software abordan con frecuencia vulnerabilidades de seguridad. Si no actualiza su software, corre el riesgo de que los atacantes aprovechen estas vulnerabilidades y obtengan acceso a su sistema y sus archivos.

Conclusión

Si su organización no valora los datos o no da prioridad a la transmisión y el procesamiento de datos, pronto será conocido por todos. Los piratas informáticos no duermen y buscan empresas similares que ignoren o subestimen los riesgos. El daño a la confianza, las multas y el daño a la reputación de la marca son consecuencias claramente indeseables. Con el enfoque correcto e integral, su organización estará protegida de la mayoría de los tipos de vulnerabilidades. Por supuesto, el factor humano no se puede eliminar por completo, pero se puede hacer todo lo posible para mitigar los riesgos.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es compartir de forma segura?

El intercambio seguro se refiere a los métodos y prácticas utilizados para proteger información confidencial cuando se comparte o transfiere entre individuos, organizaciones o sistemas para evitar el acceso no autorizado y las violaciones de datos.

¿Por qué es importante compartir de forma segura?

El intercambio seguro es crucial para proteger información confidencial, como datos financieros, datos personales, propiedad intelectual y secretos comerciales, contra accesos no autorizados, robos y amenazas cibernéticas.

¿Cuáles son algunos métodos comunes para compartir de forma segura?

Los métodos comunes incluyen correo electrónico cifrado, protocolos seguros de transferencia de archivos (SFTP), redes privadas virtuales (VPN), servicios de almacenamiento en la nube con cifrado y plataformas de colaboración segura.

¿Qué es el cifrado y cómo ayuda a compartir de forma segura?

El cifrado es el proceso de convertir datos a un formato codificado que solo puede leer alguien con la clave de descifrado correcta. Garantiza que incluso si se interceptan datos, personas no autorizadas no podrán entenderlos.

¿Cómo mejora una VPN el intercambio seguro?

Una VPN crea una conexión segura y cifrada a través de Internet, protegiendo los datos transmitidos entre el dispositivo del usuario y el servidor VPN para que no sean interceptados por piratas informáticos.

¿Qué son los protocolos seguros de transferencia de archivos (SFTP)?

SFTP es una versión segura del protocolo de transferencia de archivos (FTP) que utiliza SSH (Secure Shell) para cifrar los datos que se transfieren, garantizando la confidencialidad e integridad de los datos.

¿Cómo pueden las empresas garantizar el intercambio seguro de documentos?

Las empresas pueden garantizar el intercambio seguro utilizando servicios de correo electrónico cifrados, almacenamiento seguro en la nube, configurando controles de acceso, educando a los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad y actualizando periódicamente el software de seguridad.

¿Qué son los controles de acceso y por qué son importantes?

Los controles de acceso son medidas de seguridad que restringen quién puede ver o utilizar los recursos dentro de un entorno informático. Son importantes para garantizar que sólo las personas autorizadas puedan acceder a información confidencial.

¿Cómo contribuye la autenticación de dos factores (2FA) al intercambio seguro?

2FA agrega una capa adicional de seguridad al requerir no solo una contraseña y un nombre de usuario, sino también algo que solo el usuario tiene consigo, como un teléfono inteligente, para verificar su identidad antes de acceder a los datos.

¿Qué papel juega el almacenamiento seguro en la nube en el intercambio seguro?

Los servicios de almacenamiento seguro en la nube ofrecen cifrado, controles de acceso y auditorías de seguridad periódicas, lo que garantiza que los archivos almacenados y compartidos en la nube estén protegidos contra el acceso no autorizado.

¿Cómo se puede lograr un intercambio seguro en dispositivos móviles?

El uso compartido seguro en dispositivos móviles se puede lograr mediante el uso de aplicaciones de mensajería cifradas, VPN, aplicaciones de almacenamiento seguro en la nube y asegurándose de que los dispositivos tengan software de seguridad actualizado y utilicen contraseñas seguras o autenticación biométrica.

¿Qué son los servicios de correo electrónico cifrado y cómo funcionan?

Los servicios de correo electrónico cifrado utilizan protocolos de cifrado para codificar el contenido de un correo electrónico, haciéndolo legible sólo para el destinatario previsto que tiene la clave de descifrado. Esto garantiza la privacidad y seguridad de las comunicaciones por correo electrónico.

¿Por qué es importante actualizar el software de seguridad periódicamente?

Las actualizaciones periódicas del software de seguridad son importantes porque corrigen vulnerabilidades, mejoran los mecanismos de protección y mantienen el software equipado para defenderse contra las últimas amenazas cibernéticas.

¿Cuáles son los riesgos de no utilizar métodos seguros para compartir?

Los riesgos incluyen violaciones de datos, acceso no autorizado, robo de identidad, pérdidas financieras, daños a la reputación y posibles consecuencias legales debido al incumplimiento de las normas de protección de datos.

¿Cómo pueden las plataformas de colaboración segura beneficiar a los equipos remotos?

Las plataformas de colaboración segura brindan herramientas para la comunicación, el intercambio de archivos y la gestión de proyectos, todo dentro de un entorno cifrado y controlado, lo que garantiza que los equipos remotos puedan trabajar juntos de forma segura.

¿Cuáles son las mejores prácticas para compartir de forma segura datos financieros?

Las mejores prácticas incluyen el uso de canales de comunicación cifrados, el establecimiento de controles de acceso estrictos, el seguimiento periódico de los registros de acceso y la garantía del cumplimiento de las normas y estándares financieros pertinentes.

¿Cómo ayuda el uso compartido seguro al cumplimiento normativo?

Las prácticas de intercambio seguro ayudan a las organizaciones a cumplir con las regulaciones de protección de datos como GDPR, HIPAA y CCPA, al garantizar que los datos confidenciales se manejen y transmitan de forma segura.

¿Qué es el cifrado de extremo a extremo y cómo mejora el intercambio seguro?

El cifrado de extremo a extremo garantiza que los datos se cifren en el dispositivo del remitente y solo se descifren en el dispositivo del destinatario, lo que evita que los intermediarios, incluidos los proveedores de servicios, accedan a los datos.

¿Pueden las herramientas de intercambio seguro integrarse con los sistemas empresariales existentes?

Sí, muchas herramientas y plataformas para compartir de forma segura ofrecen integraciones con sistemas empresariales existentes, como CRM, ERP y software de gestión de proyectos, lo que mejora la seguridad sin interrumpir los flujos de trabajo.

¿Cómo pueden las personas proteger sus datos personales cuando los comparten en línea?

Las personas pueden proteger sus datos personales mediante el uso de contraseñas seguras, habilitando la autenticación de dos factores, compartiendo a través de canales cifrados, evitando Wi-Fi público para transacciones confidenciales y revisando periódicamente la configuración de privacidad de las cuentas en línea.

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