Cómo configurar la nómina por primera vez como propietario de una pequeña empresa

Emprender un negocio implica una larga lista de cosas que resolver: registrarse en la Hacienda Pública, gestionar contratos, abrir una cuenta bancaria empresarial. Pero algo que suele sorprender a muchos emprendedores primerizos es la gestión de nóminas.

Desde el momento en que contratas a tu primer empleado, tienes la obligación legal de pagarle correctamente y a tiempo, retener los impuestos correspondientes e informar de todo a la Hacienda Pública. Si cometes errores desde el principio, tendrás problemas que serán realmente difíciles de solucionar más adelante.

Si va a configurar la nómina por primera vez, esta guía le explicará paso a paso lo que necesita hacer y cómo simplificar el proceso al máximo.

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Primero, regístrese como empleador en HMRC.

Antes de poder pagar a nadie, debe registrarse como empleador en HMRC. Puede hacerlo en el sitio web de HMRC y, por lo general, se tarda hasta cinco días hábiles en obtener su número de referencia PAYE, así que no lo deje para el día anterior a su primer pago de nómina.

Necesitarás este número de referencia para enviar la información de nómina y realizar los pagos a HMRC, así que solucionarlo con antelación es una de esas pequeñas cosas que te ahorrarán mucho estrés más adelante.

Comprenda qué es lo que realmente necesita calcular.

Muchos emprendedores novatos creen que la gestión de nóminas se reduce a enviar dinero a los empleados. Pero es algo más que eso.

Cada vez que procese la nómina, deberá calcular y deducir el importe correcto del impuesto sobre la renta utilizando el código fiscal del empleado, las cotizaciones a la seguridad social tanto del empleado como del empleador, las cotizaciones a la pensión si el empleado está inscrito en el plan de pensiones de su empresa y cualquier otra deducción, como los reembolsos de préstamos estudiantiles, si procede.

También es necesario calcular correctamente las prestaciones legales si un empleado se acoge a una baja por enfermedad, baja por maternidad o baja por paternidad. Estas situaciones tienen sus propias normas y tarifas, y un cálculo erróneo puede ocasionar problemas de cumplimiento normativo.

Parece mucho trabajo, y la verdad es que lo es, razón por la cual la mayoría de los dueños de pequeñas empresas no intentan hacerlo manualmente durante mucho tiempo.

Establecer un plan de pensiones para empleados

Si contrata a alguna persona de entre 22 años y la edad de jubilación que gane más de 10 000 libras esterlinas al año, está obligado por ley a inscribirla automáticamente en un plan de pensiones de empresa. Esto se denomina inscripción automática y no es opcional.

Debes elegir un proveedor de pensiones, configurar el plan y asegurarte de que las cotizaciones se calculen y paguen correctamente en cada ciclo de pago. Tanto la Hacienda Pública (HMRC) como el Regulador de Pensiones supervisan este proceso, y las sanciones por errores son reales.

La mayoría de las pequeñas empresas utilizan un proveedor como NEST, el programa respaldado por el gobierno, pero existen otras opciones. Lo importante es tener un plan establecido antes de la fecha de puesta en marcha o desde el primer día si eres un nuevo empleador.

Decide cómo vas a gestionar la nómina.

Esta es la gran decisión. Tienes varias opciones y cada una tiene sus ventajas e inconvenientes.

Haciéndolo manualmente Técnicamente es posible, pero es lento, propenso a errores y se complica a medida que crece el equipo. Las hojas de cálculo no se actualizan automáticamente cuando cambian los tipos impositivos, no envían informes RTI a HMRC y no detectan errores. Para la mayoría de las empresas, esta opción deja de ser viable rápidamente.

Subcontratar a un contable o a una agencia de nóminas. Te libera completamente del trabajo, pero tiene un costo. Además, dependes de los plazos de otra persona y pierdes algo de visibilidad sobre tus propios datos de nómina.

Uso de software de nómina es donde terminan la mayoría de las pequeñas empresas, y con razón. Una plataforma sólida como Software de nóminas Zelt Realiza todos los cálculos automáticamente, envía los informes RTI a HMRC en su nombre, gestiona las cotizaciones a la pensión y le proporciona un registro claro de cada nómina. Una vez configurado, procesar la nómina cada mes le llevará mucho menos tiempo que si lo hiciera manualmente.

Para las pequeñas empresas en particular, la combinación de ahorro de tiempo y reducción del riesgo de incumplimiento normativo convierte al software de nóminas en la opción más práctica por un margen significativo.

Obtén la información de tus empleados correctamente desde el principio.

Independientemente del método que elija para gestionar la nómina, la calidad del resultado depende por completo de la calidad de los datos de entrada. Si introduce información incorrecta, obtendrá resultados erróneos.

Antes de procesar su primera nómina, asegúrese de haber recopilado la siguiente información de cada empleado: su nombre y dirección legal completos, su número de la seguridad social, su código fiscal del formulario P45 o de la lista de verificación inicial si no tienen un formulario P45, sus datos bancarios para el pago, su salario o tarifa por hora, sus horas contratadas y sus datos de pensión una vez que estén inscritos.

Conviene revisar todo esto dos veces antes de configurar nada en tu sistema de nóminas. Corregir errores a posteriori siempre da más trabajo que hacerlo bien a la primera.

Entienda el RTI y qué debe presentar a HMRC.

RTI significa Información en Tiempo Real. Es el sistema que utiliza HMRC para recopilar datos de nómina de los empleadores y requiere que envíes una declaración cada vez que pagues a un empleado. No mensualmente, ni trimestralmente, sino cada vez.

Esta declaración se denomina Declaración de Pago Completo (FPS, por sus siglas en inglés). En ella se informa a HMRC a quién se le pagó, cuánto y qué deducciones se realizaron. También debe presentar un Resumen de Pagos del Empleador (EPS, por sus siglas en inglés) en los meses en los que no se haya pagado a nadie o en los que se soliciten ciertas reducciones.

Las solicitudes RTI no presentadas o enviadas con retraso pueden acarrear sanciones, por lo que conviene evitar hacerlo manualmente. Un buen software de nómina gestiona las solicitudes RTI automáticamente como parte del proceso de nómina, así que no tendrá que preocuparse por ello por separado.

Considere el software de recursos humanos junto con la nómina.

Muchos propietarios de pequeñas empresas configuran la nómina de forma aislada y luego se dan cuenta de que no se conecta con ningún otro sistema. Cuando el sistema de nómina no se comunica con las herramientas de recursos humanos, se termina ingresando la misma información del empleado en varios lugares, y cada vez que algo cambia, como una actualización salarial o la incorporación de un nuevo empleado, hay que actualizarla manualmente en todas partes.

Utilizar un software de recursos humanos para pequeñas empresas que se integre con la nómina desde el principio evita gran parte de la duplicación de tareas. Cuando recursos humanos y nómina están conectados, los nuevos registros de empleados se transfieren automáticamente, los cambios salariales se reflejan en la nómina sin que nadie tenga que actualizar manualmente un segundo sistema, y ​​los datos se mantienen consistentes en toda la organización.

Para un equipo pequeño, esto puede no parecer urgente el primer día. Pero construir sobre una base conectada desde el principio es mucho más fácil que intentar integrar sistemas desconectados más adelante, cuando el equipo sea más grande y haya más en juego.

Realice una prueba antes de la transmisión en directo.

Antes de procesar tu primera nómina real, conviene hacer una prueba si tu software lo permite. Introduce un par de registros de empleados y ejecuta todo el proceso para asegurarte de que los cálculos se realizan correctamente y los pagos se procesan según lo previsto.

Esto resulta especialmente útil para detectar errores de configuración antes de que afecten a los pagos. Un código fiscal erróneo, la falta de un número de la seguridad social o una frecuencia de pago incorrecta pueden causar problemas que son mucho más fáciles de solucionar antes de la primera nómina real que después.

Mantenga sus registros

HMRC exige que conserve los registros de nómina durante al menos tres años. Esto incluye recibos de pago, declaraciones RTI, detalles de los salarios y deducciones de los empleados, y cualquier pago legal que haya realizado.

La mayoría de los programas de nómina almacenan toda esta información automáticamente y permiten acceder fácilmente a los registros históricos cuando sea necesario. Si realiza alguna tarea manualmente, asegúrese de contar con un sistema adecuado para almacenar y organizar estos registros desde el primer día.

Conclusión

Configurar la nómina por primera vez no tiene por qué ser complicado. Sin embargo, requiere que hagas bien algunas cosas desde el principio: registrarte en HMRC, comprender tus obligaciones, depurar los datos de tus empleados y elegir un proceso que puedas mantener a medida que tu negocio crezca.

Para la mayoría de los dueños de pequeñas empresas, usar un software de nómina desde el primer día es la forma más sencilla y segura de hacerlo. Elimina el trabajo manual, garantiza el cumplimiento normativo automáticamente y proporciona un registro claro de todo. Si a esto le sumamos un sistema de recursos humanos conectado a la nómina, se obtiene una base sólida que se mantendrá firme a medida que el equipo crezca.

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