Comment mettre en place la paie pour la première fois en tant que propriétaire de petite entreprise

Comment mettre en place la paie pour la première fois en tant que propriétaire de petite entreprise

Créer une entreprise implique de nombreuses démarches : s’inscrire auprès du fisc, rédiger les contrats, ouvrir un compte bancaire professionnel. Mais la gestion de la paie est un aspect qui prend souvent les nouveaux entrepreneurs au dépourvu.

Dès l'embauche de votre premier employé, vous avez l'obligation légale de le payer correctement et à temps, de déduire les impôts dus et de tout déclarer à l'administration fiscale. Une erreur dès le départ engendre des problèmes très difficiles à résoudre par la suite.

Si vous mettez en place un système de paie pour la première fois, ce guide vous expliquera précisément ce que vous devez faire et comment simplifier au maximum le processus.

Tout d'abord, inscrivez-vous comme employeur auprès du HMRC.

Commencez par vous inscrire comme employeur auprès du HMRC.

Avant de pouvoir verser un salaire, vous devez vous enregistrer comme employeur auprès du HMRC (administration fiscale britannique). Vous pouvez effectuer cette démarche sur le site web du HMRC. L'obtention de votre numéro de référence PAYE prend généralement jusqu'à cinq jours ouvrables ; ne tardez donc pas à vous inscrire avant la veille de votre premier versement de paie.

Vous aurez besoin de ce numéro de référence pour soumettre les informations relatives à la paie et effectuer les paiements à l'administration fiscale britannique (HMRC). Le régler au plus tôt est donc l'une de ces petites choses qui vous éviteront beaucoup de stress par la suite.

Comprendre ce que vous devez réellement calculer

Beaucoup de nouveaux entrepreneurs pensent que la paie se résume à verser de l'argent aux employés. C'est un peu plus complexe que cela.

À chaque traitement de la paie, vous devez calculer et déduire le montant exact de l'impôt sur le revenu en utilisant le code fiscal de l'employé, les cotisations d'assurance nationale pour l'employé et pour vous-même en tant qu'employeur, les cotisations de retraite si l'employé est inscrit à votre régime de retraite d'entreprise, et toutes autres déductions telles que les remboursements de prêts étudiants, le cas échéant.

Il est également essentiel de calculer correctement les indemnités légales en cas de congé maladie, de congé maternité ou de congé paternité. Ces congés sont soumis à des règles et des taux spécifiques, et toute erreur de calcul peut entraîner des problèmes de conformité.

Cela paraît énorme, et honnêtement, ça l'est, c'est précisément pourquoi la plupart des petits entrepreneurs n'essaient pas de faire cela manuellement très longtemps.

Mettre en place un régime de retraite d'entreprise

Si vous employez une personne âgée de 22 ans jusqu'à l'âge légal de la retraite et qui gagne plus de 10 000 £ par an, vous êtes légalement tenu de l'affilier automatiquement à un régime de retraite d'entreprise. Cette affiliation automatique est obligatoire.

Vous devez choisir un organisme de retraite, mettre en place le régime et veiller à ce que les cotisations soient correctement calculées et versées à chaque paie. L'administration fiscale (HMRC) et l'autorité de régulation des pensions (The Pensions Regulator) contrôlent ces opérations et les sanctions en cas d'erreur sont bien réelles.

La plupart des petites entreprises font appel à un prestataire comme NEST, le programme soutenu par le gouvernement, mais d'autres solutions existent. L'important est d'avoir une solution en place avant la date de lancement de votre activité, ou dès le premier jour si vous êtes un nouvel employeur.

Décidez comment vous allez gérer la paie

Décidez comment vous allez gérer la paie

C'est une décision importante. Vous avez plusieurs options, et chacune présente ses propres avantages et inconvénients.

En le faisant manuellement C'est techniquement possible, mais lent, source d'erreurs et de plus en plus complexe à mesure que votre équipe s'agrandit. Les tableurs ne se mettent pas à jour automatiquement en cas de changement de taux d'imposition, ne transmettent pas les déclarations en temps réel à l'administration fiscale et ne détectent pas les erreurs. Pour la plupart des entreprises, cette solution devient rapidement inadaptée.

Externalisation auprès d'un comptable ou d'un service de paie Cela vous décharge entièrement de cette tâche, mais cela a un coût. Vous dépendez également du calendrier d'un tiers et vous perdez en visibilité sur vos propres données de paie.

Utilisation d'un logiciel de paie C'est là que la plupart des petites entreprises finissent par se retrouver, et ce n'est pas sans raison. Une plateforme solide comme Logiciel de paie Zelt Ce logiciel gère tous les calculs automatiquement, soumet les déclarations RTI à l'administration fiscale (HMRC) en votre nom, gère les cotisations de retraite et vous fournit un historique détaillé de chaque paie. Une fois configuré, le traitement de la paie mensuelle est considérablement plus rapide qu'avec une méthode manuelle.

Pour les petites entreprises en particulier, la combinaison du gain de temps et de la réduction des risques de non-conformité fait du logiciel de paie l'option la plus pratique, et de loin.

Obtenez les informations sur vos employés dès le départ

Quelle que soit la méthode choisie pour la gestion de la paie, la qualité des résultats dépend entièrement de la qualité des données saisies. Des informations erronées entraîneront des résultats erronés.

Avant d'effectuer votre première paie, assurez-vous d'avoir recueilli les informations suivantes auprès de chaque employé : son nom et adresse complets, son numéro de sécurité sociale, son code fiscal figurant sur son formulaire P45 ou sur la liste de contrôle d'embauche s'il n'en possède pas, ses coordonnées bancaires pour le paiement, son salaire ou son taux horaire, son nombre d'heures contractuelles et les informations relatives à son régime de retraite une fois qu'il y sera inscrit.

Il est important de bien vérifier tous ces éléments avant de configurer quoi que ce soit dans votre système de paie. Corriger les erreurs a posteriori demande toujours plus de travail que de bien faire les choses du premier coup.

Comprendre le droit à l'information (RTI) et les documents à soumettre au HMRC

RTI signifie « Information en temps réel ». Il s'agit du système utilisé par le HMRC pour collecter les données de paie auprès des employeurs. Vous devez effectuer une déclaration à chaque versement de salaire, sans exception : ni mensuellement, ni trimestriellement, mais systématiquement.

Cette déclaration s'appelle une Déclaration de Paiement Complet (FPS). Elle indique à l'administration fiscale (HMRC) à qui vous avez payé, pour quel montant et quelles déductions ont été effectuées. Vous devez également soumettre un Récapitulatif des Paiements de l'Employeur (EPS) les mois où vous n'avez effectué aucun paiement ou lorsque vous demandez certaines réductions.

L'absence ou le retard dans la transmission des déclarations RTI peut entraîner des pénalités ; il est donc préférable d'éviter cette tâche manuelle. Un bon logiciel de paie gère automatiquement les déclarations RTI lors du traitement de la paie, vous dispensant ainsi de cette gestion.

Pensez aux logiciels RH en complément de la paie.

De nombreux dirigeants de petites entreprises mettent en place un système de paie indépendant et réalisent ensuite qu'il n'est relié à aucun autre système. Lorsque votre système de paie ne communique pas avec vos outils RH, vous finissez par saisir les mêmes informations sur les employés à plusieurs endroits, et chaque modification, comme une augmentation de salaire ou l'arrivée d'un nouvel employé, nécessite une mise à jour manuelle partout.

L'utilisation d'un logiciel RH pour petites entreprises intégrant la paie dès le départ permet d'éviter de nombreuses doublons. Grâce à cette connexion, les dossiers des nouveaux employés sont automatiquement transférés, les modifications de salaire sont prises en compte dans la paie sans intervention manuelle et vos données restent cohérentes.

Pour une petite équipe, cela peut ne pas sembler urgent au premier abord. Cependant, bâtir dès le départ sur des bases solides est bien plus simple que d'essayer d'intégrer des systèmes disparates plus tard, lorsque l'équipe sera plus grande et les enjeux plus importants.

Effectuez un test avant la mise en production.

Avant de traiter votre première paie, il est conseillé d'effectuer un test si votre logiciel le permet. Saisissez les données de quelques employés et simulez l'intégralité du processus pour vérifier que tous les calculs sont corrects et que les déclarations sont bien transmises.

Ceci est particulièrement utile pour détecter les erreurs de configuration avant qu'elles n'affectent les paiements. Un code fiscal erroné, un numéro de sécurité sociale manquant ou une fréquence de paiement incorrecte peuvent engendrer des problèmes qu'il est beaucoup plus facile de corriger avant le premier traitement de la paie qu'après.

Conservez vos dossiers

L'administration fiscale britannique (HMRC) exige que vous conserviez les documents relatifs à la paie pendant au moins trois ans. Cela inclut les bulletins de salaire, les déclarations RTI, le détail des salaires et des retenues des employés, ainsi que tous les paiements obligatoires que vous avez effectués.

La plupart des logiciels de paie stockent automatiquement toutes ces informations et vous permettent d'accéder facilement à l'historique des données à tout moment. Si vous effectuez certaines opérations manuellement, assurez-vous de mettre en place dès le départ un système efficace de stockage et d'organisation de ces données.

Réflexions finales

Mettre en place un système de paie pour la première fois n'est pas forcément une tâche insurmontable. Il est toutefois essentiel de bien gérer quelques points importants dès le départ : s'inscrire auprès du HMRC (administration fiscale britannique), comprendre ses obligations, sécuriser les données des employés et choisir un processus évolutif pour accompagner la croissance de l'entreprise.

Pour la plupart des dirigeants de petites entreprises, utiliser un logiciel de paie dès le départ est la solution la plus simple et la plus sûre. Cela élimine les tâches manuelles, assure automatiquement la conformité réglementaire et fournit un historique complet et précis de toutes les opérations. En l'associant à un système de gestion des ressources humaines connecté à votre système de paie, vous obtenez une base solide et pérenne, capable d'accompagner la croissance de votre équipe.

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