Approcci intelligenti per ridurre al minimo le spese aziendali

Le aziende in tutte le fasi del loro sviluppo sono sempre interessate a modi in cui possono ridurre al minimo le spese. Esistono principalmente due modi per aumentare il profitto. Uno è ridurre al minimo le spese e l'altro è aumentare i guadagni, sul primo ci concentreremo in questo articolo.

Esistono molteplici tipi di spese, ciascuna con diversi livelli di importanza e conseguenze se la loro riduzione viene eseguita in modo non abile. Il lavoro è uno dei maggiori spese, eppure l’azienda soffrirà sicuramente enormemente in termini di produttività e reputazione se lo farà dipendenti sono sottopagati.

L'utilizzo di almeno un metodo di questo elenco aiuterà sicuramente la tua azienda a ridurre al minimo le spese in almeno un aspetto.

capitoli

Spese aziendali comuni

Prima di decidere ciecamente di ridurre le perdite, è importante capire quali tipi di spese hanno le aziende. Alcuni di essi sono specifici del settore della tua azienda, mentre altri sono comuni a tutti i campi. 

Una volta classificate le tue spese, sarà molto più semplice valutarne l'importanza e affrontarle. 

Spese fisse

Come suggerisce il nome, le spese fisse sono quelle che hanno una scadenza e un importo fissi. Non sono suscettibili di modifiche su base mensile. Considerali come una base di riferimento per le tue spese, non puoi scappare da loro, ma di solito sono essenziali per le tue operazioni.

Una caratteristica importante delle spese fisse è che non possono crescere e sfortunatamente non possono essere ridotte. Le spese fisse includono:

• Affittare
• Stipendi
• Attrezzatura noleggiata

Potresti sostenere che l’affitto e gli stipendi possono aumentare o diminuire, e avresti ragione. Tali spese vengono comunque concordate in anticipo. Una volta firmato un contratto con un proprietario o un dipendente, collaborerai per un determinato periodo di tempo, con un importo di spese predeterminato. 

Se non l'hai notato, le spese fisse includono alcuni degli aspetti più importanti di un'azienda. Abbassare gli stipendi o trovare uno spazio ufficio in un quartiere peggiore può fare molto più male che bene. 

Variabile Spese e commissioni

Questo tipo di spesa varia a seconda di molteplici fattori. Alcune spese variabili si verificano durante una determinata stagione, ma di solito sono presenti su base mensile. 

Un ottimo esempio di spese variabili sono i costi di riscaldamento e le utenze. L'acqua e l'elettricità sono necessarie quotidianamente per il funzionamento della tua azienda e il loro costo varia a seconda della spesa. 

Alcune spese, come il riscaldamento, sono variabili, ma si verificano in determinati mesi. In termini di gestione del progetto, potrebbero verificarsi spese variabili se si verificano battute d'arresto impreviste nel progetto e è necessario investire personale e risorse aggiuntivi.  

Periodico Spese e commissioni

Le spese periodiche sono attività digitali comuni. Le spese periodiche di solito hanno una scadenza e un importo prestabiliti, proprio come le spese fisse, ma si verificano con semi-regolarità. Sono più suscettibili al cambiamento rispetto alle spese fisse e vengono pagate trimestralmente, annualmente o semestralmente.

Le spese comuni che rientrano in questa categoria sono:

• Costi di hosting del sito web
• Abbonamenti SaaS 
• Altri software 

Quando esamini queste fatture digitali ricorrenti, non accettare passivamente la fattura mensile di hosting. Molte aziende in crescita perdono denaro semplicemente perché la loro architettura cloud è sovradimensionata. Avere un livello avanzato Partner dell'AWS Un'analisi approfondita della tua infrastruttura può rivelare inefficienze nascoste, permettendoti di ridurre i costi di base dei server senza dover ridimensionare la tua infrastruttura tecnologica.

Il modello delle spese periodiche è comune in strumenti online e servizi che di solito sono essenziali per il funzionamento di un’ampia varietà di attività digitali. 

Modi per ridurre al minimo le spese aziendali

Esistono sicuramente molti altri modi per ridurre al minimo le spese aziendali oltre a questi cinque. Alcuni metodi richiedono un'esecuzione pianificata e un periodo di capacità operative inferiori. Altri metodi, come un migliore monitoraggio delle spese, possono essere implementati mentre sei in movimento, permettendoti di gestire le tue spese senza rallentamenti. 

Ottimizzazione del viaggio

Ogni anno, i costi del carburante aumentano nella maggior parte del mondo. Tuttavia, anche se così non fosse, il carburante e viaggiare I costi sono comuni e importanti. Che tu offra benefit per il carburante ai tuoi dipendenti o organizzi spesso viaggi di lavoro, puoi ridurre significativamente questi costi. 

Con l’avvento di Google Maps, degli smartphone, ma anche dell’intelligenza artificiale, gestione delle trasferte aziendali è stato notevolmente migliorato e ottimizzato. L'utilizzo di software che aiuterà i tuoi viaggi a diventare più snelli e meno stressanti porta in modo significativo a risultati finanziari migliori. 

I software di questa categoria consentono agli imprenditori e ai manager di organizzare i propri viaggi tramite un'app. Invece di dover visitare una dozzina di siti web, sarai in grado di pianificare il tutto viaggiare in un'unica app. Ciò include la prenotazione di un hotel o di un Airbnb, ma anche di treni, volie trasporti.

Varia anche a seconda del settore. Ad esempio, l'adozione gestione delle spese per la costruzione può aiutare a far fronte a sfide particolari come il frequente spostamento di squadre di costruzione e capisquadra tra le sedi dei progetti, monitorando, approvando e ottimizzando i costi.

Viaggi l'ottimizzazione può essere effettuata anche quotidianamente attraverso i servizi offerto da intelligenza artificiale. Questi programmi consentono ai singoli dipendenti per trovare la strada più rapida per raggiungere il lavoro e ridurre al minimo le spese di carburante. Inoltre, alcune di queste app supportano la prenotazione di un parcheggio.

In una città affollata, trovare un parcheggio può comportare spese aggiuntive in termini di carburante, stress inutile e riduzione della produttività. 

Migliore monitoraggio delle spese 

Questo modo di minimizzare le spese può essere classificato anche come fase di pianificazione per altri metodi. Diventare consapevoli delle proprie spese e comprenderne la natura può aiutarti a decidere quali di esse possono essere minimizzate, o almeno diminuite. 

Puoi farlo con carta e penna, oppure puoi fare attenzione software per tenere traccia del budget della tua azienda che sarà sicuramente più efficace. Questo tipo di software non solo ti aiuta con il monitoraggio del budget ma anche con una serie di aspetti strategici e decisionali. 

Indipendentemente dal tuo metodo preferito di monitoraggio delle spese, potresti ottenere informazioni su alcune spese di cui non eri nemmeno a conoscenza. In un startup Facevo parte, avevamo l'abitudine di incontrarci regolarmente esclusivamente per le nostre spese. Un monitoraggio adeguato ci ha aiutato a dare priorità alle nostre spese e a sbarazzarci di tutti gli strumenti che non davano i loro frutti.

D'altra parte, potresti notare una spesa variabile crescente che non è stata gestita in tempo. Questo metodo è complementare agli altri e dovrebbe essere essenziale praticamente per ogni azienda. Ad esempio, potresti notare che le tue spese di viaggio costano più del necessario, quindi, con l'aiuto degli strumenti di ottimizzazione dei viaggi, puoi attenuarle. 

Andare senza carta

È incredibile quante aziende trascurino l'opportunità di eliminare la carta. Attualmente viviamo in un mondo in cui esistono aziende completamente remote e digitali, mentre le aziende tradizionali secolari sono ancora aggrappate ai vecchi metodi.

Eliminare la carta non è mai stato così facile. Naturalmente, il prezzo di inchiostro, carta e altri materiali di consumo non sembra molto elevato. Ma innanzitutto questi costi possono essere significativi in ​​alcuni settori e, in secondo luogo, non sono necessari. 

Il loro costo non è un problema quanto la possibilità che i documenti vengano rubati o perduti. Questo può essere uno svantaggio molto più grande del loro costo. Per eliminare la carta, puoi sfruttare una combinazione di servizi e strumenti online gratuiti e a pagamento.

Questi strumenti aiutano con:

• Risorse umane 
• Fatture
• Documenti e report sulla produttività

Naturalmente, dovresti valutare se l'utilizzo di tale software sarà più economico rispetto alle risorse fisiche. Ma dovresti anche tenere presente che l’eliminazione della carta include 

Abbracciare il lavoro a distanza 

Prima della pandemia di Covid-19, il lavoro a distanza era un’opzione qua e là. Al giorno d’oggi, migliaia di aziende in tutto il mondo hanno riconosciuto i vantaggi che apporta sia ai lavoratori che alla loro produttività e ai profitti. 

Nel contesto dei costi fissi, l’affitto è stato menzionato più volte nell’articolo come un problema significativo. Bene, immagina se avessi una bacchetta magica che eliminerebbe la tua spesa più significativa? 

Il lavoro a distanza, anche se non è preferito da tutti i tipi di dipendenti, può aiutarti a ridurre al minimo la quantità di denaro che spendi per l'affitto. I tuoi dipendenti otterrebbero inoltre diversi vantaggi in termini di benessere, produttività e gestione del tempo. 

Considera l'idea di abbracciare questo modello operativo se i prezzi dell'affitto non sono gestibili per la tua attività. Inoltre, amplierai le opportunità di assunzione poiché potresti raggiungere talenti globali approvvigionamento e assunzione. 

Imparare a ridurre al minimo le spese aziendali aiuta le aziende

Le spese sono una parte essenziale di ogni attività. Anche se sono molto inferiori ai tuoi profitti, riconoscere e gestire le spese può aiutarti a creare un'azienda più stabile e pronta a crescere a lungo termine. 

I metodi presentati in questo elenco non salveranno un'azienda in fallimento dalle sue scarse prestazioni. Tuttavia, dovrebbero essere considerati come un modo per ottimizzare la tua attività, piuttosto che come una sostituzione di prodotti o servizi di alta qualità. 

Prima di decidere quale dei modi menzionati utilizzerai, assicurati di capire quali spese sono più alte e più facilmente minimizzabili senza conseguenze.

Ad esempio, esplorando le opzioni con servizi come UtilityBidder può aiutare le aziende a confrontare e identificare i fornitori di energia più convenienti, con un impatto diretto su una delle spese generali più significative

Inizia separando le spese essenziali da quelle superflue.

Molte aziende cercano di ridurre i costi senza prima capire dove vanno effettivamente a finire i soldi. Un primo passo più intelligente è separare le spese operative essenziali da quelle facoltative. La SBA (Small Business Administration) raccomanda di monitorare e gestire le spese operative per proteggere il flusso di cassa, e una chiara rendicontazione finanziaria aiuta gli imprenditori a comprendere costi, passività e dove si concentrano le pressioni.

Questo è importante perché non tutte le spese dovrebbero essere trattate allo stesso modo. Affitto, stipendi, assicurazioni e strumenti essenziali possono essere necessari per il funzionamento dell'azienda, mentre software inutilizzati, servizi duplicati e abbonamenti di scarso valore sono voci di spesa molto più facili da ridurre. Investopedia osserva inoltre che le spese operative possono includere sia costi fissi che variabili, il che è utile per decidere cosa si può realisticamente ridurre.

Rivedi i costi fissi e variabili prima di effettuare qualsiasi taglio.

Uno dei modi più intelligenti per minimizzare le spese aziendali è capire quali costi rimangono invariati e quali variano in base all'attività. Investopedia spiega che i costi fissi generalmente non variano con la produzione o le vendite nel breve termine, mentre i costi variabili aumentano e diminuiscono in base alla produzione.

Questa distinzione è importante perché i costi variabili sono spesso più facili da controllare rapidamente. I costi fissi, invece, richiedono solitamente decisioni più complesse, come la rinegoziazione dell'affitto, la modifica dell'assicurazione o la ristrutturazione delle attività. Se un'azienda effettua tagli in modo casuale senza comprendere questa differenza, rischia di creare più disagi che risparmi.

Rinegoziare gli accordi con fornitori e distributori

Molte aziende si concentrano prima sui tagli interni e dimenticano di rivedere i contratti esterni. Questa è un'occasione persa. QuickBooks elenca la rinegoziazione dei contratti con i fornitori e il consolidamento dei fornitori tra le strategie pratiche di riduzione dei costi per le piccole imprese.

Questo può includere la richiesta di condizioni di pagamento migliori, sconti per quantità, livelli di servizio inferiori, prezzi forfettari o accordi più semplici che eliminino le funzionalità di cui l'azienda non ha più bisogno. Piccoli miglioramenti in diversi rapporti con i fornitori possono sommarsi più rapidamente di un taglio drastico in un singolo reparto.

Riduci gli sprechi di abbonamenti e gli strumenti sottoutilizzati

Il software e i servizi ricorrenti hanno un modo subdolo di moltiplicarsi. Uno strumento per designUn altro per le email. Un altro per le riunioni. Un altro per le analisi. Un anno dopo, l'azienda paga per una serie di strumenti che nessuno utilizza appieno.

QuickBooks raccomanda specificamente di rivedere e ridurre gli abbonamenti nell'ambito di una strategia di riduzione dei costi aziendali. Un audit periodico di software, abbonamenti e piani di servizio mensili può rivelare strumenti duplicati, licenze inattive o livelli premium non più giustificati.

Utilizza l'automazione per ridurre i costi amministrativi.

La riduzione dei costi non significa solo tagliare. Significa anche rendere più economiche le attività di routine.

QuickBooks sottolinea come l'automazione contabile e la previsione dei flussi di cassa siano strumenti utili per migliorare la gestione finanziaria e ridurre gli attriti nelle operazioni quotidiane. Sistemi più efficienti possono ridurre l'inserimento manuale dei dati, migliorare la visibilità delle spese e aiutare i titolari a individuare le spese eccessive prima che diventino un problema più grave.

Per molte aziende, automatizzare la fatturazione, il monitoraggio delle spese, le approvazioni e la reportistica può far risparmiare tempo e costi di manodopera senza compromettere la produttività.

Migliora il flusso di cassa modificando le modalità e i tempi di pagamento.

Ridurre le spese non significa sempre diminuire l'importo totale. A volte si tratta di ottimizzare i tempi.

QuickBooks raccomanda di richiedere condizioni di pagamento più favorevoli e di gestire il flusso di cassa in modo più oculato, mentre la SBA (Small Business Administration) sottolinea l'importanza di una gestione finanziaria attenta per garantire la stabilità aziendale. Una tempistica più precisa può ridurre la pressione sul capitale circolante e facilitare l'assorbimento delle spese, evitando crisi di liquidità.

Questo può significare dilazionare i pagamenti, allineare le spese principali alle entrate ed evitare pagamenti anticipati non necessari quando la liquidità scarseggia.

Utilizzare acconti, fatturazione a tappe e riscossioni più rapide per ridurre la pressione

A volte il modo più intelligente per ridurre al minimo la pressione sulle spese è quello di incassare denaro prima.

QuickBooks consiglia acconti, pagamenti a tappe e una riscossione più rapida dei pagamenti dai clienti come metodi pratici per migliorare il flusso di cassa. Quando il denaro arriva prima, l'azienda ha maggiore flessibilità per coprire stipendi, fornitori e spese operative senza dover ricorrere a tagli di emergenza.

Questo è particolarmente utile per agenzie, consulenti, imprese di servizi e aziende che lavorano su progetto, le quali altrimenti si ritrovano a sostenere i costi per troppo tempo prima di essere pagate.

Prevedere le spese anziché reagire ad esse

Di solito, le riduzioni dei costi vengono attuate in modo reattivo, quando i numeri sono già negativi.

La SBA raccomanda di prevedere indicatori chiave come vendite, costi, spese e flusso di cassa, per poi rivedere regolarmente i risultati confrontandoli con le aspettative. Questo approccio offre agli imprenditori maggiori possibilità di intervenire tempestivamente, anziché dover correre ai ripari solo quando un problema diventa urgente.

Una semplice previsione può aiutare a identificare cali stagionali, aumenti dei costi dei fornitori o picchi di spesa ricorrenti che altrimenti coglierebbero l'azienda di sorpresa.

Crea un piccolo cuscinetto di liquidità per ridurre lo stress legato alle spese future.

Uno dei motivi per cui i problemi di spesa sembrano drammatici è che molte aziende non hanno un margine di manovra sufficiente.

QuickBooks consiglia di costituire un fondo di emergenza e suggerisce come linea guida comune quella di accantonare una riserva di liquidità pari a diversi mesi di spese operative. Questa riserva può aiutare le aziende a gestire pagamenti più lenti, bollette impreviste o periodi di crisi temporanea senza dover prendere decisioni affrettate.

Una riserva non riduce direttamente le spese, ma rende la gestione delle spese molto meno caotica.

Errori comuni nella riduzione dei costi che le aziende dovrebbero evitare

Una riduzione intelligente dei costi è diversa da un taglio dettato dal panico.

Un errore comune è quello di tagliare le spese che supportano i ricavi, la fidelizzazione dei clienti o le operazioni principali. Un altro è quello di ridurre drasticamente i costi senza esaminare congiuntamente budget, prestazioni effettive e flussi di cassa. La SBA sottolinea che una gestione migliore deriva dal confronto tra le previsioni e i dati effettivi e dalla conseguente decisione su cosa fare di più, di meno o in modo diverso.

Un approccio migliore consiste nel ridurre prima gli sprechi, poi migliorare i processi e infine effettuare tagli strutturali più consistenti solo quando i dati lo giustificano chiaramente.

FAQ

Quali sono le strategie più efficaci per ridurre al minimo le spese aziendali?

Gli approcci intelligenti includono la revisione delle spese operative, la separazione dei costi essenziali da quelli non essenziali, la rinegoziazione dei contratti con i fornitori, la riduzione degli abbonamenti inutilizzati, il miglioramento della tempistica del flusso di cassa e l'utilizzo dell'automazione laddove riduce il lavoro amministrativo. SBA raccomanda di monitorare e gestire attentamente le spese operative e QuickBooks evidenzia la rinegoziazione, l'automazione e la revisione degli abbonamenti come pratiche strategie di riduzione dei costi.

Perché è importante comprendere i costi fissi e variabili?

Perché fisso and variabile I costi vengono gestiti in modo diverso. Investopedia spiega che i costi fissi generalmente rimangono invariati nel breve termine, mentre i costi variabili cambiano in base alla produzione o alle vendite. Comprendere questa differenza aiuta le aziende a individuare dove è più facile tagliare le spese e dove potrebbero essere necessari cambiamenti strutturali più incisivi.

Come possono le aziende ridurre le spese senza compromettere la crescita?

L'approccio più sicuro è quello di eliminare gli sprechi prima di tagliare i fattori di crescita. Ciò significa solitamente esaminare gli abbonamenti sottoutilizzati, gli strumenti duplicati, i processi inefficienti e i costi dei fornitori prima di ridurre le spese legate alle vendite, alla qualità del servizio o alla consegna. QuickBooks Raccomanda la revisione degli abbonamenti, la rinegoziazione con i fornitori e il miglioramento dei processi come metodi pratici per ridurre i costi.

Condizioni di pagamento migliori contribuiscono a ridurre la pressione sui costi aziendali?

Sì. Condizioni di pagamento migliori possono migliorare il flusso di cassa e semplificare la gestione delle spese, anche a parità di costo totale. QuickBooks consiglia di richiedere condizioni di pagamento più favorevoli nell'ambito di una gestione più efficace del flusso di cassa.

L'automazione può contribuire a ridurre i costi aziendali?

Sì. L'automazione può ridurre il lavoro amministrativo manuale, migliorare la visibilità finanziaria e aiutare le aziende a gestire le spese in modo più efficiente. QuickBooks, in particolare, indica l'automazione della contabilità e la previsione dei flussi di cassa come strumenti utili per la riduzione dei costi e la gestione della liquidità.

In che modo le previsioni possono aiutare a controllare le spese?

La previsione aiuta le aziende a individuare tempestivamente i problemi di costo, evitando di dover reagire troppo tardi. La SBA (Small Business Administration) raccomanda di prevedere vendite, costi, spese e flussi di cassa, confrontando poi regolarmente i risultati effettivi, in modo che i titolari possano prendere decisioni migliori prima che i problemi si aggravino.

Le piccole imprese dovrebbero tenere una riserva di liquidità per le spese?

Sì. Una riserva di liquidità può aiutare le aziende a gestire i clienti che pagano in ritardo, le bollette impreviste o i periodi di crisi temporanea senza dover ricorrere a tagli affrettati. QuickBooks suggerisce come linea guida comune di mantenere una riserva pari a diversi mesi di spese operative.

A proposito di scrittore

Veljko è uno studente di informatica che ha unito la sua passione per la tecnologia con le sue capacità di scrittura. Gli piace fare ricerche su argomenti come la robotica e la programmazione e coltiva le sue conoscenze in filosofia, letteratura classica e fitness. Gli scrittori preferiti di Veljko sono Borislav Pekić, Miloš Crnjanski ed Ernest Hemingway. 

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/veljko-petrović-699ab0201/

Sito web:  www.writerveljko.com 

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