Hoe u als eigenaar van een klein bedrijf voor het eerst een salarisadministratie kunt opzetten

Hoe u als eigenaar van een klein bedrijf voor het eerst een salarisadministratie kunt opzetten

Het starten van een bedrijf brengt een heleboel zaken met zich mee die je moet uitzoeken. Je moet je registreren bij de belastingdienst, contracten opstellen en een zakelijke bankrekening openen. Maar één ding waar veel beginnende ondernemers tegenaan lopen, is de salarisadministratie.

Vanaf het moment dat u uw eerste werknemer in dienst neemt, bent u wettelijk verplicht om hem of haar correct en op tijd te betalen, de juiste belastingen in te houden en alles aan de Belastingdienst te rapporteren. Als u dat vanaf het begin verkeerd doet, ontstaan ​​er problemen die later erg moeilijk op te lossen zijn.

Als u voor het eerst een salarisadministratie opzet, leidt deze handleiding u stap voor stap door alles wat u moet doen en hoe u het proces zo eenvoudig mogelijk kunt maken.

Registreer je eerst als werkgever bij HMRC.

Registreer u eerst als werkgever bij HMRC.

Voordat u iemand kunt uitbetalen, moet u zich registreren als werkgever bij HMRC. Dit kunt u doen via de website van HMRC. Het duurt meestal maximaal vijf werkdagen voordat u uw PAYE-referentienummer ontvangt, dus wacht niet tot de dag voor uw eerste salarisbetaling.

Je hebt dit referentienummer nodig om salarisgegevens in te dienen en betalingen aan de Belastingdienst te doen. Door dit vroegtijdig te regelen, voorkom je later veel stress.

Begrijp wat je daadwerkelijk moet berekenen.

Veel beginnende ondernemers denken dat salarisadministratie alleen maar draait om het uitbetalen van geld aan werknemers. Het is echter meer dan dat.

Bij elke salarisverwerking moet u het juiste bedrag aan inkomstenbelasting berekenen en inhouden met behulp van de belastingcode van de werknemer, de sociale premies voor zowel de werknemer als uzelf als werkgever, de pensioenbijdragen indien de werknemer is aangesloten bij uw pensioenregeling, en eventuele andere inhoudingen zoals aflossingen van studieleningen.

U moet ook de wettelijke betalingen correct berekenen als een werknemer met ziekteverlof, zwangerschapsverlof of vaderschapsverlof gaat. Hiervoor gelden eigen regels en tarieven, en een foutieve berekening kan tot problemen met de naleving leiden.

Het klinkt als veel werk, en eerlijk gezegd is het dat ook, en dat is precies de reden waarom de meeste eigenaren van kleine bedrijven dit niet lang handmatig proberen te doen.

Een pensioenregeling voor werknemers opzetten

Als u iemand in dienst hebt tussen de 22 jaar en de wettelijke pensioenleeftijd die meer dan £10,000 per jaar verdient, bent u wettelijk verplicht om die persoon automatisch aan te melden voor een pensioenregeling via de werkgever. Dit heet automatische aanmelding en is niet optioneel.

Je moet een pensioenuitvoerder kiezen, de regeling opzetten en ervoor zorgen dat de bijdragen correct worden berekend en betaald bij elke salarisbetaling. Zowel de Britse belastingdienst (HMRC) als de pensioenregulator houden dit in de gaten, en de sancties voor fouten zijn reëel.

De meeste kleine bedrijven maken gebruik van een aanbieder zoals NEST, het door de overheid gesteunde programma, maar er zijn ook andere opties beschikbaar. Het belangrijkste is dat u iets geregeld heeft vóór uw startdatum of vanaf de eerste dag als u een nieuwe werkgever bent.

Bepaal hoe u de salarisadministratie gaat uitvoeren.

Bepaal hoe u de salarisadministratie gaat uitvoeren.

Dit is de grote beslissing. Je hebt een aantal opties en elke optie heeft zijn eigen voor- en nadelen.

Het handmatig doen Het is technisch mogelijk, maar het is traag, foutgevoelig en wordt steeds lastiger naarmate je team groeit. Spreadsheets worden niet automatisch bijgewerkt wanneer de belastingtarieven veranderen, ze versturen geen RTI-rapporten naar de Belastingdienst en ze detecteren geen fouten. Voor de meeste bedrijven is dit al snel geen haalbare optie meer.

Het uitbesteden van de werkzaamheden aan een accountant of salarisadministratiebureau Het neemt het werk volledig uit handen, maar daar hangt wel een prijskaartje aan. Je bent ook afhankelijk van de planning van iemand anders en je verliest een deel van het inzicht in je eigen salarisadministratie.

Het gebruik van salarissoftware is waar de meeste kleine bedrijven uiteindelijk terechtkomen, en met goede reden. Een solide platform zoals Zelt salarisadministratiesoftware Het systeem voert alle berekeningen automatisch uit, dient namens u RTI-rapporten in bij de Belastingdienst, beheert pensioenbijdragen en geeft u een duidelijk overzicht van elke salarisverwerking. Zodra het is ingesteld, kost het uitvoeren van de salarisverwerking elke maand slechts een fractie van de tijd die u er handmatig voor nodig zou hebben.

Vooral voor kleine bedrijven is payrollsoftware, door de combinatie van tijdsbesparing en verminderd nalevingsrisico, verreweg de meest praktische optie.

Zorg dat uw werknemersgegevens vanaf het begin correct zijn.

Welke methode u ook kiest voor het uitvoeren van de salarisadministratie, de kwaliteit van het resultaat hangt volledig af van de kwaliteit van de invoer. Als u onjuiste informatie invoert, krijgt u onjuiste resultaten.

Voordat u uw eerste salarisbetaling uitvoert, moet u ervoor zorgen dat u van elke werknemer de volgende gegevens hebt verzameld: hun volledige wettelijke naam en adres, hun burgerservicenummer (BSN), hun belastingcode van hun loonstrook (P45) of startchecklist (indien ze geen loonstrook hebben), hun bankgegevens voor betaling, hun salaris of uurloon, hun contracturen en hun pensioengegevens zodra ze zijn aangemeld.

Het is verstandig om dit allemaal nog eens goed te controleren voordat je iets in je salarissysteem instelt. Fouten achteraf corrigeren is altijd meer werk dan het in één keer goed doen.

Begrijp RTI en wat u moet indienen bij HMRC

RTI staat voor Real Time Information (realtime informatie). Het is het systeem dat de Britse belastingdienst (HMRC) gebruikt om salarisgegevens van werkgevers te verzamelen. U moet hiervoor elke keer dat u een werknemer betaalt een aangifte indienen. Niet maandelijks, niet per kwartaal, maar elke keer.

Deze aangifte heet een 'Full Payment Submission' (volledige betalingsaangifte), of 'FPS'. Hiermee laat u de Belastingdienst (HMRC) weten aan wie u betaald heeft, hoeveel en welke inhoudingen er zijn gedaan. U moet ook een 'Employer Payment Summary' (EPS) indienen in maanden waarin u niemand betaald heeft of waarin u bepaalde aftrekposten claimt.

Het niet of te laat indienen van RTI-gegevens kan leiden tot boetes, dus het is beter om dit niet handmatig te doen als dat niet nodig is. Goede salarissoftware verwerkt RTI-gegevens automatisch tijdens de salarisverwerking, zodat u zich daar geen zorgen over hoeft te maken.

Denk naast salarisadministratie ook aan HR-software.

Veel eigenaren van kleine bedrijven zetten hun salarisadministratie los van hun eigen systemen op en realiseren zich later dat deze niet gekoppeld is aan andere systemen. Wanneer uw salarisadministratiesysteem niet communiceert met uw HR-tools, moet u dezelfde werknemersgegevens op meerdere plaatsen invoeren. Elke wijziging, zoals een salarisverhoging of de aanstelling van een nieuwe medewerker, moet u dan overal handmatig doorvoeren.

Door HR-software voor kleine bedrijven te gebruiken die vanaf het begin integreert met de salarisadministratie, voorkomt u veel dubbel werk. Wanneer HR en salarisadministratie gekoppeld zijn, worden nieuwe werknemersgegevens automatisch verwerkt, worden salariswijzigingen automatisch doorgevoerd in de salarisadministratie zonder dat iemand handmatig een tweede systeem hoeft bij te werken, en blijven uw gegevens consistent.

Voor een klein team voelt dit misschien niet direct urgent aan. Maar het is veel gemakkelijker om vanaf het begin een samenhangende basis te leggen dan later, wanneer je team groter is en er meer op het spel staat, losse systemen te proberen te integreren.

Voer een testrun uit voordat u live gaat.

Voordat u uw eerste echte salarisverwerking uitvoert, is het de moeite waard om een ​​testrun te doen, indien uw software dit toelaat. Voer een paar werknemersgegevens in en doorloop het volledige proces om er zeker van te zijn dat alles correct wordt berekend en dat de inzendingen naar verwachting worden verwerkt.

Dit is vooral handig om configuratiefouten op te sporen voordat ze daadwerkelijke betalingen beïnvloeden. Een verkeerde belastingcode, een ontbrekend burgerservicenummer of een onjuiste betalingsfrequentie kunnen allemaal problemen veroorzaken die veel gemakkelijker te verhelpen zijn vóór de eerste live salarisverwerking dan erna.

Bewaar uw gegevens.

De Britse belastingdienst (HMRC) vereist dat u loonadministratie minimaal drie jaar bewaart. Dit omvat loonstroken, RTI-aangiften, details over het salaris en de inhoudingen van werknemers, en alle wettelijke betalingen die u hebt gedaan.

De meeste salarisadministratiesoftware slaat dit allemaal automatisch op en biedt u eenvoudig toegang tot historische gegevens wanneer u die nodig hebt. Als u alles handmatig doet, zorg er dan voor dat u vanaf dag één een goed systeem hebt voor het opslaan en ordenen van deze gegevens.

Conclusie

Het opzetten van een salarisadministratie hoeft voor de eerste keer niet overweldigend te zijn. Het vereist echter wel dat u vanaf het begin een aantal belangrijke zaken goed aanpakt, zoals registreren bij de Belastingdienst (HMRC), inzicht hebben in uw verplichtingen, zorgen voor correcte werknemersgegevens en een proces kiezen dat u kunt blijven onderhouden naarmate uw bedrijf groeit.

Voor de meeste eigenaren van kleine bedrijven is het gebruik van salarissoftware vanaf dag één de eenvoudigste en veiligste manier. Het neemt handmatig werk weg, zorgt ervoor dat u automatisch aan de regelgeving voldoet en biedt een duidelijk overzicht van alles. Combineer dat met een HR-systeem dat is gekoppeld aan uw salarisadministratie, en u hebt een solide basis die meegroeit met uw team.

Andere interessante artikelen

Beheers de kunst van videomarketing

AI-aangedreven tools om Bedenk, optimaliseer en versterk!

  • Stimuleer creativiteit: Ontketen de meest effectieve video-ideeën, scripts en boeiende hooks met onze AI-generatoren.
  • Optimaliseer direct: vergroot uw aanwezigheid op YouTube door videotitels, beschrijvingen en tags in enkele seconden te optimaliseren.
  • Vergroot uw bereikMaak moeiteloos berichten voor sociale media, e-mails en advertentie kopiëren om de impact van je video te maximaliseren.