Como configurar a folha de pagamento pela primeira vez sendo proprietário de uma pequena empresa

Como configurar a folha de pagamento pela primeira vez sendo proprietário de uma pequena empresa

Abrir um negócio envolve uma longa lista de coisas para resolver. Registrar-se na Receita Federal, organizar contratos, abrir uma conta bancária empresarial. Mas uma coisa que pega muitos empreendedores desprevenidos é a folha de pagamento.

No momento em que você contrata seu primeiro funcionário, você tem a obrigação legal de pagá-lo corretamente e em dia, deduzir os impostos devidos e declarar tudo à Receita Federal. Errar nisso desde o início cria problemas que são realmente difíceis de resolver posteriormente.

Portanto, se você estiver configurando a folha de pagamento pela primeira vez, este guia irá orientá-lo passo a passo sobre o que você precisa fazer e como tornar o processo o mais simples possível.

Primeiro, registre-se como empregador junto à HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido).

Primeiro, registre-se como empregador junto à HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido).

Antes de poder pagar alguém, você precisa se registrar como empregador junto à HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido). Você pode fazer isso no site da HMRC e geralmente leva até cinco dias úteis para obter seu número de referência PAYE, portanto, não deixe para a última hora, no dia anterior ao processamento da sua primeira folha de pagamento.

Você precisará desse número de referência para enviar informações sobre a folha de pagamento e efetuar pagamentos à HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido), portanto, resolver isso com antecedência é uma daquelas pequenas coisas que evitam muito estresse mais tarde.

Entenda o que você realmente precisa calcular.

Muitos empreendedores de primeira viagem presumem que a folha de pagamento se resume a enviar dinheiro aos funcionários. É um pouco mais complexo do que isso.

Sempre que você processar a folha de pagamento, precisará calcular e deduzir o valor correto do imposto de renda, utilizando o código tributário do funcionário, as contribuições para a previdência social tanto do funcionário quanto da empresa, as contribuições para o plano de pensão, caso o funcionário esteja inscrito, e quaisquer outras deduções, como o reembolso de empréstimos estudantis, se aplicáveis.

Você também precisa calcular corretamente os pagamentos legais se um funcionário entrar em licença médica, licença-maternidade ou licença-paternidade. Essas licenças têm regras e taxas específicas, e erros nesses cálculos podem causar problemas de conformidade.

Parece muita coisa, e honestamente é, e é exatamente por isso que a maioria dos donos de pequenas empresas não tenta fazer isso manualmente por muito tempo.

Implemente um Plano de Pensão Empresarial

Se você emprega alguém com idade entre 22 anos e a idade de aposentadoria estatal que ganha mais de £10,000 por ano, você é legalmente obrigado a inscrevê-lo automaticamente em um plano de previdência complementar. Isso se chama inscrição automática e não é opcional.

Você precisa escolher uma entidade gestora de pensões, configurar o plano e garantir que as contribuições sejam calculadas e pagas corretamente a cada ciclo de pagamento. A HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) e o Regulador de Pensões (The Pensions Regulator) fiscalizam isso, e as penalidades por erros são reais.

A maioria das pequenas empresas utiliza um provedor como o NEST, que é o programa apoiado pelo governo, mas existem outras opções disponíveis. O importante é que você tenha algo implementado antes da data de início das atividades ou desde o primeiro dia, caso seja um novo empregador.

Decida como você vai gerenciar a folha de pagamento.

Decida como você vai gerenciar a folha de pagamento.

Essa é a grande decisão. Você tem algumas opções e cada uma delas tem suas próprias vantagens e desvantagens.

Fazendo isso manualmente Tecnicamente é possível, mas é lento, propenso a erros e fica mais difícil à medida que sua equipe cresce. Planilhas não são atualizadas automaticamente quando as taxas de impostos mudam, não enviam relatórios RTI para a HMRC e não detectam erros. Para a maioria das empresas, essa opção deixa de ser viável muito rapidamente.

Terceirização para um contador ou empresa de processamento de folha de pagamento Isso tira todo o trabalho das suas mãos, mas tem um custo. Você também fica dependente do cronograma de outra pessoa e perde um pouco da visibilidade dos seus próprios dados de folha de pagamento.

Utilizando software de folha de pagamento É onde a maioria das pequenas empresas acaba, e por um bom motivo. Uma plataforma sólida como Software de folha de pagamento Zelt O sistema processa todos os cálculos automaticamente, envia relatórios RTI para a HMRC em seu nome, gerencia as contribuições para a previdência e fornece um registro claro de cada processamento da folha de pagamento. Depois de configurado, processar a folha de pagamento mensal leva muito menos tempo do que levaria manualmente.

Para pequenas empresas em particular, a combinação de tempo economizado e redução do risco de não conformidade torna o software de folha de pagamento a opção mais prática por uma margem significativa.

Obtenha as informações corretas dos seus funcionários desde o início.

Independentemente do método escolhido para processar a folha de pagamento, a qualidade do resultado depende inteiramente da qualidade dos dados inseridos. Se você inserir informações incorretas, obterá resultados incorretos.

Antes de processar a primeira folha de pagamento, certifique-se de ter coletado as seguintes informações de cada funcionário: nome completo e endereço, número do seguro social, código fiscal (conforme o formulário P45 ou a lista de verificação inicial, caso o funcionário não possua um P45), dados bancários para pagamento, salário ou valor por hora, horas contratadas e informações sobre o plano de previdência (após a inscrição).

Vale a pena verificar tudo isso duas vezes antes de configurar qualquer coisa no seu sistema de folha de pagamento. Corrigir erros depois que já aconteceram sempre dá mais trabalho do que fazer certo da primeira vez.

Entenda o RTI e o que você precisa enviar para a HMRC.

RTI significa Informação em Tempo Real. É o sistema que a HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) utiliza para coletar dados da folha de pagamento dos empregadores, e exige o envio de uma declaração sempre que um pagamento for efetuado a um funcionário. Não mensalmente, não trimestralmente, mas sempre.

Essa declaração é chamada de Declaração de Pagamento Integral (Full Payment Submission, ou FPS). Ela informa à HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) a quem você pagou, quanto pagou e quais deduções foram feitas. Você também precisa enviar um Resumo de Pagamento do Empregador (Employer Payment Summary, ou EPS) nos meses em que não pagou ninguém ou em que está solicitando determinadas reduções.

A falta ou o atraso no envio do RTI (Relatório de Informações em Tempo Real) podem resultar em penalidades, portanto, evite fazer isso manualmente sempre que possível. Um bom software de folha de pagamento processa automaticamente o envio do RTI como parte do processo, dispensando a necessidade de se preocupar com isso separadamente.

Considere o software de RH juntamente com a folha de pagamento.

Muitos donos de pequenas empresas configuram a folha de pagamento isoladamente e só depois percebem que ela não se integra a nenhum outro sistema. Quando o sistema de folha de pagamento não se comunica com as ferramentas de RH, você acaba inserindo as mesmas informações do funcionário em vários lugares e, sempre que algo muda, como uma atualização salarial ou a contratação de um novo funcionário, precisa atualizar tudo manualmente.

Utilizar um software de RH para pequenas empresas que se integre com a folha de pagamento desde o início evita muita duplicação de processos. Quando o RH e a folha de pagamento estão conectados, os registros de novos funcionários são transferidos automaticamente, as alterações salariais são refletidas na folha de pagamento sem que ninguém precise atualizar manualmente um segundo sistema, e seus dados permanecem consistentes em todos os níveis.

Para uma equipe pequena, isso pode não parecer urgente no primeiro dia. Mas construir sobre uma base conectada desde o início é muito mais fácil do que tentar integrar sistemas desconectados posteriormente, quando sua equipe for maior e os riscos forem mais altos.

Faça um teste antes de publicar o produto.

Antes de processar sua primeira folha de pagamento real, vale a pena fazer um teste, se o seu software permitir. Insira alguns registros de funcionários e execute todo o processo para garantir que tudo seja calculado corretamente e que os envios sejam processados ​​conforme o esperado.

Isso é especialmente útil para detectar erros de configuração antes que eles afetem os pagamentos reais. Um código tributário incorreto, um número de seguro social ausente ou uma frequência de pagamento incorreta podem causar problemas que são muito mais fáceis de corrigir antes da primeira execução da folha de pagamento do que depois.

Mantenha seus registros

A HMRC exige que você mantenha os registros da folha de pagamento por pelo menos três anos. Isso inclui recibos de pagamento, declarações RTI, detalhes do pagamento e das deduções dos funcionários e quaisquer pagamentos obrigatórios que você tenha feito.

A maioria dos softwares de folha de pagamento armazena tudo isso automaticamente e oferece fácil acesso ao histórico sempre que você precisar. Se você estiver fazendo algo manualmente, certifique-se de ter um sistema adequado para armazenar e organizar esses registros desde o início.

Considerações finais da análise do Fortune Dragon

Configurar a folha de pagamento pela primeira vez não precisa ser uma experiência avassaladora. Mas requer que você acerte alguns pontos importantes desde o início: registrar-se no HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido), entender suas obrigações, manter os dados dos seus funcionários atualizados e escolher um processo que você possa manter à medida que sua empresa cresce.

Para a maioria dos donos de pequenas empresas, usar um software de folha de pagamento desde o início é a maneira mais simples e segura de fazer isso. Elimina o trabalho manual, mantém a conformidade automática e fornece um registro claro de tudo. Combine isso com um sistema de RH integrado à sua folha de pagamento e você terá uma base sólida que se manterá firme à medida que sua equipe crescer.

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