Abordagens inteligentes para minimizar suas despesas comerciais

As empresas em todas as fases do seu desenvolvimento estão sempre interessadas em formas de minimizar as suas despesas. Existem basicamente duas maneiras de aumentar o lucro. Uma é minimizar despesas e a outra é aumentar seus ganhos, focaremos na primeira neste artigo.

Existem vários tipos de despesas, cada uma com diferentes níveis de importância e consequências se a sua redução for executada de forma inábil. O trabalho é um dos maiores despesas, mas a empresa certamente sofrerá enormemente em termos de produtividade e reputação se a sua colaboradores são mal pagos.

Utilizar pelo menos um único método desta lista certamente ajudará sua empresa a minimizar despesas em pelo menos um aspecto.

capítulos

Despesas Comuns de Negócios

Antes de decidir cegamente cortar suas perdas, é importante entender quais tipos de despesas as empresas têm. Alguns deles são específicos do setor da sua empresa, enquanto outros são comuns em todas as áreas. 

Depois de categorizar suas despesas, será muito mais fácil avaliar sua importância e enfrentá-las. 

Despesas fixas

Como o nome sugere, despesas fixas são aquelas que possuem prazo e valor fixos. Eles não são suscetíveis a mudanças mensais. Pense neles como uma linha de base para suas despesas, você não pode fugir deles, mas geralmente são essenciais para suas operações.

Características importantes das despesas fixas são que elas não podem crescer e, infelizmente, não podem ser reduzidas. As despesas fixas incluem:

• Alugar
• Salários
• Equipamento alugado

Você poderia argumentar que o aluguel e os salários podem aumentar ou diminuir, e você estaria certo. No entanto, essas despesas são previamente acordadas. Depois de assinar um contrato com um proprietário ou um empregado, você colaborará por um determinado período de tempo, com um valor de despesas pré-determinado. 

Se você não percebeu, as despesas fixas incluem alguns dos aspectos mais importantes de uma empresa. Reduzir salários ou encontrar um escritório em um bairro pior pode fazer muito mais mal do que bem. 

Variável Despesas

Este tipo de despesa varia dependendo de vários fatores. Algumas despesas variáveis ​​acontecem durante uma determinada temporada, mas geralmente ocorrem mensalmente. 

Um ótimo exemplo de despesas variáveis ​​são os custos de aquecimento e serviços públicos. Água e energia são necessárias para o funcionamento diário da sua empresa e seus custos variam de acordo com os gastos. 

Algumas despesas, como aquecimento, são variáveis, mas ocorrem durante determinados meses. Em termos de gerenciamento de projetos, podem ocorrer despesas variáveis ​​se houver contratempos inesperados no projeto e for necessário investir pessoal e recursos adicionais.  

Periódico Despesas

As despesas do período são negócios digitais comuns. As despesas periódicas costumam ter prazo e valor definidos, assim como as despesas fixas, mas ocorrem de forma semirregular. São mais suscetíveis a alterações do que as despesas fixas e são pagas trimestralmente, anualmente ou semestralmente.

As despesas comuns que se enquadram nesta categoria são:

• Custos de hospedagem de site
• Assinaturas SaaS 
• Outro software 

Ao analisar essas faturas digitais recorrentes, não aceite sua fatura mensal de hospedagem sem questionar. Muitas empresas em crescimento perdem dinheiro simplesmente porque sua arquitetura em nuvem está superdimensionada. Ter um plano de nuvem avançado pode ser um problema. Parceiro AWS Uma análise aprofundada da sua infraestrutura pode revelar ineficiências ocultas, permitindo reduzir os custos básicos do servidor sem precisar fazer downgrade da sua pilha tecnológica.

O modelo de despesas periódicas é comum em ferramentas on-line e serviços que geralmente são essenciais para o funcionamento de uma ampla variedade de negócios digitais. 

Maneiras de minimizar despesas comerciais

Definitivamente, existem muito mais maneiras de minimizar despesas comerciais do que essas cinco. Alguns dos métodos requerem uma execução planeada e um período de menores capacidades operacionais. Outros métodos, como um melhor controle de despesas, podem acontecer em qualquer lugar, permitindo que você administre suas despesas sem desacelerar. 

Otimização de viagens

A cada ano, os custos com combustível aumentam na maior parte do mundo. No entanto, mesmo que não fosse o caso, o combustível e viagens Custos são comuns e importantes. Seja oferecendo benefícios de combustível aos seus funcionários ou organizando viagens de negócios com frequência, você pode reduzir significativamente esses custos. 

Com a ascensão do Google Maps, dos smartphones, mas também da inteligência artificial, gestão de viagens corporativas foi significativamente melhorado e otimizado. A utilização de software que ajudará suas viagens a se tornarem mais simplificadas e menos estressantes leva significativamente a melhores resultados financeiros. 

Os softwares desta categoria permitem que empresários e gestores organizem suas viagens por meio de um aplicativo. Em vez de visitar uma dúzia de sites, você poderá planejar o processo completo viagens em um aplicativo. Isto inclui reservar um hotel ou Airbnb, mas também trens, vôos, e transporte.

Também varia de acordo com a indústria. Por exemplo, a adoção gestão de despesas para construção pode ajudar a enfrentar desafios específicos, como a movimentação frequente de equipes de construção e encarregados entre os locais do projeto, rastreando, aprovando e otimizando custos.

Viagens a otimização também pode ser feita diariamente por meio de serviços alimentado por inteligência artificial. Esses programas permitem que indivíduos colaboradores para encontrar o caminho mais rápido para o trabalho e minimizar as despesas com combustível. Além disso, alguns desses aplicativos oferecem suporte para reservas de vagas de estacionamento.

Numa cidade populosa, encontrar um lugar para estacionar pode levar a despesas adicionais em termos de combustível, stress desnecessário e diminuição da produtividade. 

Melhor controle de despesas 

Essa forma de minimizar gastos pode até ser classificada como fase de planejamento para outros métodos. Tomar consciência de seus gastos e compreender sua natureza pode ajudá-lo a decidir quais deles podem ser minimizados, ou pelo menos diminuídos. 

Você pode fazer isso com papel e caneta ou pode procurar software para monitorar o orçamento da sua empresa o que certamente será mais eficaz. Este tipo de software não só ajuda no controle do orçamento, mas também em uma série de aspectos de estratégia e tomada de decisão. 

Independentemente do seu método preferido de controle de despesas, você poderá obter informações sobre algumas despesas das quais nem tinha conhecimento. Em um inicialização Eu fazia parte, tínhamos o hábito de nos reunir regularmente exclusivamente para tratar de nossas despesas. O rastreamento adequado nos ajudou a priorizar nossas despesas e nos livramos de todas as ferramentas que não estavam dando resultado.

Por outro lado, você pode notar uma despesa variável crescente que não foi atendida no prazo. Este método é complementar aos demais e deve ser essencial para basicamente todos os negócios. Por exemplo, você pode perceber que suas despesas de viagem estão custando mais do que o necessário e, então, com a ajuda de ferramentas de otimização de viagens, você pode reduzi-las. 

Ficando sem papel

É incrível quantas empresas ignoram a oportunidade de deixar de usar o papel. Atualmente, vivemos em um mundo onde existem empresas completamente remotas e digitais, enquanto as empresas tradicionais e antigas ainda se apegam a métodos antigos.

Ficar sem papel nunca foi tão fácil. É claro que o preço da tinta, do papel e de outros suprimentos não parece muito. Mas, em primeiro lugar, estes custos podem ser significativos em determinadas indústrias e, em segundo lugar, são desnecessários. 

Seu custo não é um problema tanto quanto a possibilidade de roubo ou perda de documentos. Isto pode ser um revés muito maior do que o seu custo. Para eliminar o papel, você pode aproveitar uma combinação de serviços e ferramentas online gratuitos e pagos.

Essas ferramentas ajudam com:

• Recursos Humanos 
• Faturas
• Documentos e relatórios de produtividade

Claro, você deve avaliar se o uso desse software será mais barato do que os recursos físicos. Mas você também deve ter em mente que deixar de usar o papel inclui 

Abraçando o trabalho remoto 

Antes da pandemia de Covid-19, o trabalho remoto era uma opção aqui e ali. Hoje em dia, milhares de empresas em todo o mundo reconheceram os benefícios que traz tanto aos seus trabalhadores como à sua produtividade e lucros. 

No contexto dos custos fixos, o aluguel foi mencionado diversas vezes ao longo do artigo como um problema significativo. Bem, imagine se você tivesse uma varinha mágica que eliminasse suas despesas mais significativas? 

O trabalho remoto, embora não seja preferido por todos os tipos de funcionários, pode ajudá-lo a minimizar a quantidade de dinheiro gasta com aluguel. Seus funcionários também obteriam vários benefícios em termos de bem-estar, produtividade e gestão de tempo. 

Considere adotar este modelo de operação se os preços dos aluguéis não forem administráveis ​​para o seu negócio. Além disso, você expandirá as oportunidades de contratação, pois poderá alcançar talentos globais para fornecimento e contratação. 

Aprender como minimizar despesas comerciais ajuda as empresas

As despesas são uma parte essencial de todo negócio. Mesmo que sejam muito menores que seus lucros, reconhecer e lidar com as despesas pode ajudá-lo a criar uma empresa mais estável e pronta para crescer no longo prazo. 

Os métodos apresentados nesta lista não vão salvar uma empresa falida do seu fraco desempenho. No entanto, devem ser encarados como uma forma de otimizar o seu negócio, e não como uma substituição de produtos ou serviços de alta qualidade. 

Antes de decidir qual das formas mencionadas você utilizará, certifique-se de entender quais despesas são mais altas e mais facilmente minimizadas sem consequências.

Por exemplo, explorar opções com serviços como Licitante de utilidade pode ajudar as empresas a comparar e identificar fornecedores de energia mais rentáveis, impactando diretamente uma das despesas gerais mais significativas

Comece por separar os custos essenciais dos gastos supérfluos.

Muitas empresas tentam cortar custos sem primeiro entender para onde o dinheiro está realmente indo. Um primeiro passo mais inteligente é separar as despesas operacionais essenciais dos gastos opcionais. A SBA (Administração de Pequenas Empresas dos EUA) recomenda o acompanhamento e a gestão das despesas operacionais para proteger o fluxo de caixa, e relatórios financeiros claros ajudam os empresários a entender os custos, os passivos e onde a pressão está aumentando.

Isso é importante porque nem todas as despesas devem ser tratadas da mesma forma. Aluguel, folha de pagamento, seguros e ferramentas essenciais podem ser necessários para manter o negócio funcionando, enquanto softwares não utilizados, serviços duplicados e assinaturas de baixo valor são itens muito mais fáceis de cortar. A Investopedia também observa que as despesas operacionais podem incluir custos fixos e variáveis, o que é útil para decidir o que pode ser reduzido de forma realista.

Analise os custos fixos e variáveis ​​antes de fazer qualquer corte.

Uma das maneiras mais inteligentes de minimizar as despesas de uma empresa é entender quais custos permanecem os mesmos e quais variam de acordo com a atividade. A Investopedia explica que os custos fixos geralmente não variam com a produção ou as vendas no curto prazo, enquanto os custos variáveis ​​sobem e descem conforme a produção.

Essa distinção é importante porque os custos variáveis ​​costumam ser mais fáceis de controlar rapidamente. Os custos fixos geralmente exigem uma decisão mais complexa, como renegociar o aluguel, alterar o seguro ou reestruturar as operações. Se uma empresa fizer cortes aleatórios sem entender essa diferença, pode facilmente gerar mais transtornos do que economia.

Renegociar contratos com fornecedores e prestadores de serviços.

Muitas empresas priorizam cortes internos e se esquecem de revisar contratos externos. Isso representa uma oportunidade perdida. O QuickBooks lista a renegociação de contratos com fornecedores e a consolidação de fornecedores como estratégias práticas de redução de custos para pequenas empresas.

Isso pode incluir solicitar melhores condições de pagamento, descontos por volume, planos de serviço mais simples, preços agrupados ou contratos mais fáceis de implementar que removam funcionalidades desnecessárias para a empresa. Pequenas melhorias em diversos fornecedores podem gerar um impacto maior do que um corte drástico em um único departamento.

Elimine o desperdício de assinaturas e use ferramentas subutilizadas.

Software e serviços recorrentes têm uma maneira sorrateira de se multiplicar. Uma ferramenta para designOutra para e-mail. Outra para reuniões. Outra para análises. Um ano depois, a empresa está pagando por um monte de ferramentas que ninguém usa completamente.

A QuickBooks recomenda especificamente a revisão e redução de assinaturas como parte da redução de custos empresariais. Uma auditoria regular de softwares, assinaturas e planos de serviço mensais pode revelar ferramentas duplicadas, licenças inativas ou níveis premium que não se justificam mais.

Use a automação para reduzir os custos administrativos.

Reduzir custos não se resume apenas a cortar gastos. Também envolve tornar as tarefas rotineiras mais baratas.

O QuickBooks destaca a automação contábil e a previsão de fluxo de caixa como maneiras úteis de aprimorar a gestão financeira e reduzir atritos nas operações diárias. Sistemas melhores podem reduzir a entrada manual de dados, melhorar a visibilidade das despesas e ajudar os proprietários a identificar gastos excessivos antes que se tornem um problema maior.

Para muitas empresas, automatizar a emissão de faturas, o controle de despesas, as aprovações e a geração de relatórios pode economizar tempo e custos de mão de obra sem prejudicar a produtividade.

Melhore o fluxo de caixa alterando como e quando você paga.

Reduzir despesas nem sempre significa diminuir o valor total. Às vezes, trata-se de otimizar o momento em que são gastas.

A QuickBooks recomenda solicitar condições de pagamento mais favoráveis ​​e ser mais criterioso na gestão do fluxo de caixa, enquanto a SBA (Administração de Pequenas Empresas dos EUA) enfatiza a importância de gerenciar as finanças de perto para garantir a estabilidade dos negócios. Um planejamento financeiro mais preciso pode reduzir a pressão sobre o capital de giro e facilitar a absorção de despesas sem causar aperto no caixa.

Isso pode significar espaçar os pagamentos, adequar as despesas principais à receita recebida e evitar pagamentos antecipados desnecessários quando o fluxo de caixa estiver apertado.

Utilize depósitos, faturamento por etapas e cobranças mais rápidas para reduzir a pressão.

Às vezes, a maneira mais inteligente de minimizar a pressão sobre as despesas é antecipar o recebimento do dinheiro.

O QuickBooks recomenda depósitos, pagamentos por etapas e cobrança mais rápida de pagamentos de clientes como maneiras práticas de melhorar o fluxo de caixa. Quando o dinheiro entra mais cedo, a empresa tem mais flexibilidade para cobrir folha de pagamento, fornecedores e despesas operacionais sem depender de cortes emergenciais.

Isso é especialmente útil para agências, consultores, empresas de serviços e empresas que trabalham por projeto, que, de outra forma, acumulam custos por muito tempo antes de receberem o pagamento.

Preveja as despesas em vez de reagir a elas.

Cortes de custos reativos geralmente acontecem quando os números já estão ruins.

A SBA recomenda a previsão de indicadores-chave, como vendas, custos, despesas e fluxo de caixa, e a revisão regular dos resultados em comparação com as expectativas. Essa abordagem oferece aos empresários uma melhor chance de se ajustarem com antecedência, em vez de terem que agir de forma desesperada quando um problema se torna urgente.

Uma previsão simples pode ajudar a identificar quedas sazonais, aumentos nos custos dos fornecedores ou picos de despesas recorrentes que, de outra forma, pegariam a empresa de surpresa.

Crie uma pequena reserva financeira para reduzir o estresse com despesas futuras.

Um dos motivos pelos quais os problemas com despesas parecem tão graves é que muitas empresas não têm margem de manobra suficiente.

A QuickBooks recomenda a criação de um fundo de emergência e destaca uma prática comum: manter o equivalente a vários meses de despesas operacionais como reserva de caixa. Essa reserva pode ajudar as empresas a lidar com pagamentos mais lentos, contas inesperadas ou quedas temporárias no mercado sem precisar tomar decisões precipitadas.

Uma reserva não reduz as despesas diretamente, mas torna a gestão de despesas muito menos caótica.

Erros comuns que as empresas devem evitar ao tentar reduzir custos.

A redução inteligente de custos é diferente do corte por pânico.

Um erro comum é cortar gastos que sustentam a receita, a retenção de clientes ou as operações essenciais. Outro erro comum é reduzir custos sem analisar orçamentos, desempenho real e fluxo de caixa em conjunto. A SBA (Administração de Pequenas Empresas dos EUA) enfatiza que uma gestão melhor resulta da comparação entre previsões e números reais, decidindo o que fazer mais, menos ou de forma diferente.

Uma abordagem melhor é reduzir o desperdício primeiro, depois melhorar os processos e, por fim, fazer cortes estruturais maiores somente quando os números claramente o justificarem.

Perguntas frequentes

Quais são as estratégias inteligentes para minimizar as despesas empresariais?

Abordagens inteligentes incluem a revisão das despesas operacionais, a separação de custos essenciais de não essenciais, a renegociação de contratos com fornecedores, a redução de assinaturas não utilizadas, a melhoria do fluxo de caixa e o uso da automação onde ela reduz o trabalho administrativo. SBA Recomenda-se o acompanhamento e gerenciamento rigoroso das despesas operacionais, e o QuickBooks destaca a renegociação, a automação e a revisão de assinaturas como medidas práticas. estratégias de redução de custos.

Por que é importante entender os custos fixos e variáveis?

Porque fixado e variável A gestão de custos é feita de maneiras diferentes. A Investopedia explica que os custos fixos geralmente permanecem os mesmos no curto prazo, enquanto os custos variáveis ​​mudam com a produção ou as vendas. Compreender essa diferença ajuda as empresas a identificar onde os cortes são mais fáceis e onde podem ser necessárias mudanças estruturais maiores.

Como as empresas podem reduzir despesas sem prejudicar o crescimento?

A abordagem mais segura é cortar o desperdício antes de cortar os fatores de crescimento. Isso geralmente significa revisar assinaturas subutilizadas, ferramentas duplicadas, processos ineficientes e custos de fornecedores antes de reduzir os gastos com vendas, qualidade do serviço ou entrega. QuickBooks Recomenda-se a revisão de assinaturas, a renegociação com fornecedores e a melhoria de processos como formas práticas de reduzir custos.

Condições de pagamento mais favoráveis ​​ajudam a reduzir a pressão sobre as despesas empresariais?

Sim. Melhores condições de pagamento podem melhorar o fluxo de caixa e facilitar o gerenciamento das despesas, mesmo que o custo total permaneça o mesmo. O QuickBooks recomenda solicitar condições de pagamento mais favoráveis ​​como parte de uma gestão de fluxo de caixa mais inteligente.

A automação pode ajudar a reduzir os custos das empresas?

Sim. A automação pode reduzir o trabalho administrativo manual, melhorar a visibilidade financeira e ajudar as empresas a gerenciar despesas com mais eficiência. O QuickBooks, especificamente, destaca a automação contábil e a previsão de fluxo de caixa como ferramentas úteis para redução de custos e gestão financeira.

Como a previsão pode ajudar a controlar as despesas?

A previsão ajuda as empresas a identificar problemas de custos precocemente, em vez de reagirem tarde demais. A SBA recomenda prever vendas, custos, despesas e fluxo de caixa, comparando os resultados reais regularmente para que os proprietários possam tomar decisões mais acertadas antes que os problemas se agravem.

As pequenas empresas devem manter uma reserva de caixa para despesas?

Sim. Uma reserva de caixa pode ajudar as empresas a lidar com clientes que pagam com atraso, contas inesperadas ou recessões temporárias sem precisar fazer cortes precipitados. O QuickBooks recomenda manter o equivalente a vários meses de despesas operacionais como uma reserva.

Sobre o Writer

Veljko é um estudante de tecnologia da informação que combinou sua paixão por tecnologia com suas habilidades de escrita. Ele gosta de pesquisar tópicos como robótica e programação e cultiva seu conhecimento em filosofia, literatura clássica e fitness. Os escritores favoritos de Veljko são Borislav Pekić, Miloš Crnjanski e Ernest Hemingway. 

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/veljko-petrović-699ab0201/

Website: www.escritorveljko.com 

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